Перевод сотрудников на удаленную работу зачастую выгоден для руководства и удобен для персонала. Массовому переходу на новый режим поспособствовала пандемия 2019 года, хотя многие работодатели взаимодействовали с подчиненными дистанционно и в докризисные времена. Прежде чем сделать это, необходимо тщательно продумать и спланировать организацию, в противном случае переход на работу на удаленной основе обернется дополнительными тратами времени и денег. Команда Verstkovo подготовила правила организации удаленки. Рекомендуем ознакомиться с ними каждому, кто не может привыкнуть к такому ритму.
11 принципов управления сотрудниками на удаленке
Регулировать рабочий процесс, когда подчиненные трудятся дистанционно, проблематично, но можно, если знать основы организации. Как может быть налажена удаленная работа, что нужно знать работодателю, чтобы избежать типичных ошибок вне зависимости от направления деятельности и масштаба компании, и с чего начать процесс?
№1 Устанавливаем правила
Они должны быть общими для всех или для определенных групп. У каждого человека свое представление о правильном и неправильном, хорошем и плохом. Основная задача работодателя сводится к тому, чтобы прийти к взаимопониманию с работниками, установить нормы, стандарты.
Желательно вместе со старшими специалистами разработать планы, делегировать задачи на других. Огромнейшее значение имеет использование системы управления и оценивания эффективности работы для качественной подготовки удаленных работников и их адаптации к новым требованиям.
№2 Создаем стратегию коммуникации
В первую очередь, начальство должно позаботиться о создании стратегии общения между специалистами. Рекомендуется установить оптимальное количество еженедельных документов, сдаваемых на проверку старшим компетентным профессионалам, регламентировать число часов, проводимых за делами, время обеденного перерыва, отдыха.
В зависимости от должностей и целей конкретных сотрудников нужно расписать для них четкий план по принципу «срочные, не срочные», «важные, неважные планы». Коллеги, понимая, какие цели должны быть достигнуты в кратчайшие сроки, а какие могут подождать, смогут трудиться эффективно, нежели без понимания общей картины.
№3 Обеспечиваем инструменты для дел
Требуется, чтобы коллектив научился загружать файлы, имел доступ к хорошей связи и получал письма в удобное время. При решении вопросов можно вести речь о том, что все инструменты работают исправно. Директору и его заместителю необходимо вкладывать ресурсы в надежные рабочие механизмы, чтобы процесс был комфортным и приятным для обеих сторон.
№4 Акцентируем внимание на целях
Продумать глобальные цели компании, касающиеся персонала, распределить их между отделами и конкретными профессионалами. Концентрация на результате даст больше, чем сосредоточенность на текущих действиях. Если удается идти по плану, это говорит о том, что начальство уже решило вопрос, как организовать работу удаленных сотрудников.
№5 Продумываем условия карьерного роста
Желательно обсуждать их с каждым специалистом тет-а-тет – в рамках видеозвонка или личной встречи. Во-первых, таких индивидуумов в штате обычно немного. Во-вторых, создание общих условий для нескольких человек не подойдет, на каждого возлагаются отдельные функции, задачи.
№6 Предоставляем четкие ответы на вопросы своевременно
Не надо думать, что удаленников будто бы не существуют. Они живые люди, с которыми приходится видеться реже, чем до перевода на иной режим. Поэтому нужно понимать, что они имеют право моментально получать ответы на любые рабочие вопросы и уточнять детали. Это помогает им вливаться в проект, налаживать взаимодействие с руководством.
№7 Используем видеосвязь
Созвоны могут быть личными или коллективными. Для поддержания и повышения производительности труда каждый должен знать и понимать, что он – часть единого целого. Желательно, чтобы он регулярно видел коллег и имел возможность продуктивно общаться с ними и на отвлеченные темы. Для решения поставленной задачи идеально подходит Skype, Zoom, Slack.
№8 Грамотно формулируем пожелания
Руководителю требуется научить людей максимально вовлекаться в процесс и отвлекаться лишь по мере необходимости. Необязательно постоянно отправлять им письма с новыми задачами, это может не только снизить производительность, но и привести к эмоциональному выгоранию. Желательно отправлять базовые задания в начале каждого месяца, промежуточные цели – по понедельникам, а текущие задания – ежедневно по утрам.
№9 Общаемся на регулярной основе
Изучая вопрос, как организовать работу дома, необходимо обязательно продумать несколько каналов связи. Это могут быть текстовые и голосовые сообщения в Telegram, Viber, отправка фотографий, связь в режиме реального времени – голосом или по видео. Можно совместно использовать экран в Good old Team Viever. Немаловажную роль играют живые трансляции для решения срочных текущих задач, планерки, мозговой штурм, летучки, что позволит работникам влиться в команду и прочувствовать корпоративную культуру.
№10 Отслеживаем эффективность каждого отдела
Многие организации избегают удаленного взаимодействия с рабочими из-за страха того, что их продуктивность будет ниже, чем в офисе, придется регулярно сталкиваться со срывом сроков. Не рекомендуется использовать программы для отслеживания рабочего времени, тотальный контроль над коллегами ни к чему хорошему не приведет. Эффективнее анализировать результат, а не часы, проведенные за делом. Это обеспечит спокойствие работодателю и минимизирует стресс для сотрудника. Кстати, для управления проектами используется множество современных систем – Trello, Redmine, JIRA.
№11 Задействуем смайлы, анимацию
Порой слов недостаточно для передачи мыслей – логично и целесообразно применять дополнительные символы. Важно ставить ободряющие картинки в переписке в чате или в личном диалоге.
Особенности мотивации удаленных сотрудников
Изучая вопрос, как эффективно организовать удаленную работу, необходимо продумать систему поощрения. Работая дистанционно, люди нуждаются в приличном объеме обратной связи, которая может быть направлена в адрес конкретного работника или нескольких человек одновременно. Рекомендуется регулярно проводить ритуалы, делать послания в целях усиления командного духа.
Нужно больше хвалить коллег, особенно если на то есть веские основания. Повысить мотивацию можно, привязав размер оплаты труда к числу решенных задач и степени их сложности. Сделать это можно с помощью прогрессивных CRM-систем.
Нюансы адаптации персонала к удаленной работе
Не стоит переводить всех с привычных рабочих мест одновременно, действовать лучше последовательно, чтобы процесс стал поэтапным. Каждый специалист должен получить на руки памятку с рекомендациями по связи, графику и распорядку дня, логинами и паролями.
Обеспечение удаленных сотрудников хорошими средствами для работы –важнейшая цель. Каждому потребуется ноутбук, наушники, микрофон. Злоупотреблять видеосвязью первое время не рекомендуется – дайте время привыкнуть к новой схеме. Для организации работы стоит дать несколько часов в день. В профиле специалистов должно стоять личное фото высокого качества.
Особенности обеспечения безопасности данных
С позиции законодательной базы необходимо подписать с сотрудниками договорные соглашения об ответственности за сохранение и распространение конфиденциальных данных. В рамках Трудового кодекса РФ сделать это не составит труда.
Что касается технических особенностей, можно использовать специальные ноутбуки, позволяющие контролировать отпечатки пальцев и сеть VPN. Грамотно настроив права доступа, все будут получать лишь ту информацию, которая нужна для ведения дел.
Таким образом, перевод коллектива на удаленный режим работы сопряжен с определенными трудностями, которые вполне решаемы при следовании определенной инструкции. Главная цель руководителя заключается в том, чтобы действовать последовательно и постепенно, не спешить, уделить внимание всем работникам без исключения.
