Вступление
Мы — фанаты высокотехнологичных решений для бизнеса. Мобильные приложения, облачные сервисы, базы данных, программное обеспечение — все, что призвано облегчить жизнь и сделать работу эффективнее, мы используем сами и рекомендуем своим клиентам.
Мы также уверены, что всегда стоит выбирать оптимальные варианты. Например, многие начинающие предприниматели сразу внедряют сложные и дорогие решения для учета финансов и бухучета. Но такие вложения не всегда целесообразны для микробизнеса.
Идеальным выбором для молодых компаний и стартапов станут электронные таблицы Google Sheets. Они предлагают большой арсенал инструментов для отслеживания и анализа данных. И они абсолютно бесплатны.
7 способов использовать Google таблицы для финансового анализа
- Бюджет и учет расходов. В Google Sheets есть ряд полезных шаблонов для бюджетов на различные периоды, форм отчетов и др. Их можно легко менять в соответствии с потребностями бизнеса. О самых популярных шаблонах поговорим чуть ниже.
- Управление проектами. Для малого и среднего бизнеса Google Sheets — идеальный инструмент планирования. Он позволяет отслеживать события, движение сотрудников и ресурсов. Вы можете создавать группы проектов или объединять несколько в один. Также руководители этих проектов могут иметь совместный доступ к информации.
- Создание графиков и календарей. Несмотря на большое разнообразие сторонних решений, календарь Гугл не сдает позиций популярности. С ним очень удобно планировать события. Плюс вы можете интегрировать календарь с любыми документами Google.
- Учет рабочего времени. В таблицах Google вы можете создавать карточки отдельных сотрудников или общие документы для всего штата и вести учет в реальном времени. Т.к. документ находится в облаке, руководитель или ответственный сотрудник всегда имеет к нему доступ. Информация всегда актуальна и карточку нельзя потерять. В Google Sheets также есть шаблоны для графиков смен.
- Выставление счетов. Доступно множество шаблонов счетов-фактур, заказов на покупку и прочих форм. Вы можете сохранять их в формате PDF, отправлять по электронной почте, распечатывать.
- Анализ данных. Наиболее полезный инструмент для продвинутых пользователей. Google дает возможность всестороннего и глубокого анализа финансовой информации в сводных таблицах.
- Визуализация. Мощный функционал для бизнеса: диаграммы, графики, тренды, отчеты могут быть созданы на основе любого количества данных. Вы можете формировать их в таблицах Google, скачать в PDF, распечатать. Гугл предусмотрел множество форматов визуального отображения и шаблонов отчетов, так что вам будет несложно выбрать подходящий.
Преимущества работы в Google Sheets
Помимо большого набора функций, использование таблиц Гугл дает еще несколько плюсов для бизнеса:
- Бесплатный инструмент глубокого анализа и сбора данных для небольших предприятий. Зачем платить больше за сложные программные продукты, если по факту вы не будете использовать даже половины их возможностей.
- Экономия времени — продуманные шаблоны для учета и отчетности облегчат задачи на первом этапе. Это особенно актуально, если в штате пока нет квалифицированного финансиста и учет приходится вести самостоятельно.
- Командная работа — планирование мероприятий, обсуждение результатов работы, просмотр отчетности — все это можно делать в режиме реального времени в любом месте. Откройте доступ для членов вашей команды, общайтесь в чате прямо внутри документа, получайте уведомления об изменениях, если их внес кто-то другой, редактируйте таблицы в офлайн и онлайн режиме.
- Преимущества искусственного интеллекта. С помощью ИИ-технологий анализировать данные становится проще. Чтобы минимизировать ошибки, Гугл предлагает автозаполнение формул, формирует графики и т.д.
- Безопасность. Вы можете задать любые настройки конфиденциальности: для отдельных сотрудников или групп пользователей. Ограничить доступ для отдельных функций: редактирование контента, скачивание документа, печать или копирование данных.
- Взаимодействие с различными источниками данных. Google Sheets с легкостью преобразует для работы онлайн Excel файлы и наоборот: таблицы можно скачать в удобном формате (Excel, PDF). Дополнительные инструменты помогают загружать файлы CSV и даже синхронизировать данные с таблицами BigQuery и получать информацию из Census Bureau и World Bank и т.д.
- Работа в реальном времени. Ваши данные всегда под рукой. Информация хранится в облаке и доступна всегда с любого устройства. Вы также можете работать в таблицах без доступа в интернет. Функция оффлайн режима позволяет использовать все возможности Google Sheets. Изменения сохраняются и автоматически синхронизируются, как только вы подключитесь к сети.
Популярные шаблоны Google Sheets для бизнеса
Шаблоны таблиц оптимизированы под определенные категории запросов. Например, выбрав шаблон “Отчет по трафику”, вы сразу же получите таблицу с разбивками на категории: “Обзор”, “Тенденции за год”, “Средние показатели”. Вам не нужно ничего вводить вручную, но вы всегда можете изменить форму таблицы под свои потребности.
Мы собрали несколько примеров самых популярных шаблонов таблиц для бизнеса.
Счет-фактура
Вы можете менять тему оформления (например, выбрать брендовые цвета) и настраивать поля. В шаблоне достаточно места для всей необходимой информации.
Бюджет
В документе есть несколько вкладок: настройка, доходы, расходы, сводка. В каждой из них есть подкатегории. Например, во вкладке “Расходы” по максимуму предусмотрены все возможные затраты: от налогов до командировочных трат.
В “Сводке” все расчеты производятся автоматически: ежемесячно вы можете увидеть свой баланс доходов и расходов и посмотреть статьи в разрезе подкатегорий.
Финансовый отчет
Универсальный способ анализа прибыльности, убыточности и прочих бизнес показателей. В шаблоне есть подробная инструкция по работе. Он максимально автоматизирован, что уменьшает вероятность ошибок.
Здесь также можно рассчитать себестоимость продукции и проанализировать расходы по категориям.
Шаблоны для управления проектами
Вы можете осуществлять менеджмент событий с помощью большого арсенала таблиц для проектов:
- отслеживание проектов — содержит данные о датах, приоритетности, дедлайнах, статусе выполнения и пр.;
- готовый план для event-событий с примерным перечнем необходимых мероприятий;
- диаграмма Ганта — документ, в котором можно наиболее наглядно отобразить состояние дел. Идеальное и очень удобное решение для сложных и длительных проектов.
Шаблоны для организации работы сотрудников
Табель учета рабочего времени, расписание смен — облегчают работу по анализу производительности. Достойная альтернатива бумажным документам и хорошее решение для небольшого штата.
Менеджер по работе с клиентами
Отличный шаблон базы данных. Может заменить функции CRM на начальном этапе работы. Пока вы будете нарабатывать клиентскую базу, можете сэкономить на покупке ПО. В Google Sheets предусмотрена максимально полная форма для учета клиентов. А по мере роста компании вы всегда сможете интегрировать таблицу с CRМ.
Google Sheets — лучшее решение для малого и среднего бизнеса или стартапа. Особенно, если у вас скромная номенклатура товаров и небольшой штат. Они не подойдут для e-commerce, хотя отдельные инструменты вполне можно применить.
Использовать возможности таблиц очень просто, тем более, что Гугл максимально подробно описывает все функции в справке по работе с Google Sheets.
Продвинутым пользователям будут интересны дополнительные возможности формул и различные расширения.
В интернете вы можете найти множество гайдов (текстовых или видео) с примерами, как пошагово начать работу в Google Sheets.
Используйте все инструменты для бизнеса с помощью сервиса G Suite, чтобы максимально упростить работу и эффективно управлять компанией.
